ทำความรู้จักขนาดของเอกสาร Word 2007
เลือกขนาดกระดาษให้เหมาะสมกับงาน คุณเคยประสบปัญหาการพิมพ์ในเอกสาร Microsoft Word 2007 แล้วไม่ตรงตามความต้องการหรือไม่ บางครั้งพิมพ์แล้วก็เลยกระดาษ ไม่พอดีกับความต้องการของเรา  สาเหตุหนึ่งที่พบคือ การกำหนดกระดาษไม่ถูกต้องระหว่างตัวโปรแกรมกับเครื่องพิมพ์ หรือ Printer ของเรา
ขนาดของกระดาษประเภทต่างๆ
A4 (8.27" x 11.69") ขนาดมาตราฐานที่เราใช้งาน  
Letter (8.5" x 11") อีกหนึ่งขนาดมาตราฐานที่เราใช้งาน (เลือกให้ดีระหว่าง A4 กับ Letter)
Legal (8.5" x 14")  ขนาดที่มีความยาวกว่าปกติ
A5  (5.83" x 8.27")  เป็นขนาดครึ่งของของ A4  (เอากระดาษ A4 มาพับครึ่งตามแนวนอน)
A6 (4.13" x 5.83") ขนาดค่อนข้างเล็ก
B5 -JIS (7.17" x 10.12") อีกหนึ่งขนาดที่โปรแกรมกำหนดให้ แต่ไม่นิยมใช้งานในบ้านเรา

วิธีกำหนดขนาดของกระดาษใน Word 2007
เปิดโปรแกรม Microsoft Word 2007
คลิกแท็ปเมนู Page Layout
คลิก Size
เลือกกำหนดขนาดของกระดาษตามต้องการ
การกำหนดขนาดของกระดาษ จะมีผลกับเอกสารทั้งไฟล์..

Themes คืออะไร

รูปแบบในการตกแต่งเอกสารสำเร็จรูป ไม่ว่าจะเป็นตัวอักษร สี และเอฟเฟ็คต์ ที่มีการกำหนดไว้แล้วใน Microsoft Word 2007  เพียงเราเลือกรูปแบบเอกสาร หรือ Theme ที่ต้องการ เอกสารจะถูกเปลี่ยนเป็นรูปแบบใหม่ให้อัตโนมัติ โดยที่เราไม่จำเป็นต้องเข้าไปเปลี่ยนที่ละหน้า

วิธีการใช้งาน Themes ใน Word 2007

1. เปิดเอกสารที่ต้องการปรับเปลี่ยน Themes
2. คลิกแท็ป Page Layout
3. คลิก Themes จะได้หน้าต่างรูปแบบของ Themes ให้เลือก
4. ทดสอบโดยเลือกรูปแบบใด แบบหนึ่ง

การตกแต่งเอกสารด้วย Themes จะครอบคลุมไปถึง รูปวาด, สีพื้น, ตาราง ด้วย

วิธีแสดงความเป็นเจ้าของในเอกสาร Word 2007

Watermark หรือ ลายน้ำ คือการทำนำข้อความ หรือรูปภาพมาใส่ไว้บนฉากหลังของเอกสาร โดยจะแสดงในลักษณะจางๆ หรือหลายๆ คนเรียกว่า "ลายน้ำ" ทั้งนี้เพื่อแสดงความเป็นเจ้าของหรือลิขสิทธิ์ในเอกสารนั้นๆ หรืออาจนำไปใช้แสดงความสำคัญของเอกสารก็ได้เช่นเดียวกัน

วิธีใส่ลายน้ำในเอกสาร Word 2007

1. เปิดเอกสารที่ต้องการใส่ ลายน้ำ
2. คลิกแท็ป Page Layout
3. คลิกเลือก Watermark
4. เลือกรูปแบบสำเร็จรูปที่ต้องการ
5. แต่ ถ้าต้องการใส่ข้อความ/รูปภาพของเราเอง ให้คลิกหัวข้อด้านล่าง "Custom Watermark"
6. คลิกเลือกหัวข้อที่ต้องการ
   • No watermark - ยกเลิกการใส่ watermark
   • Picture watermark - ใส่รูปภาพ ลายน้ำ
   • Text watermark - ใส่ข้อความ ลายนน้ำ
7. คลิก Apply และตามด้วย OK

เลือกข้อความ เรื่องง่ายแต่ก็ไม่เทคนิคการเลือก

โดยปกติการเลือกข้อความ ในเอกสาร Microsoft Word 2007 อาจใช้สำหรับเพื่อการปรับแต่งรูปแบบตัวอักษร การย้ายข้อมูล การทำสำเนา หรือแม้กระทั่งการลบข้อมูล ดังนั้น อาจเป็นเรื่องง่ายๆ สำหรับบางคน แต่คุณเชื่อหรือไม่ คนส่วนใหญ่กลับไม่ทราบเทคนิคในการใช้งานทั้งหมด  วันนี้เรามีคำตอบสำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Word 2007 สำหรับมือใหม่ และมืออาชีพมาบอกต่อกัน..

รูปแบบการเลือกข้อความในเอกสาร Word 2007 

• เลือกเป็นคำๆ  - ให้คลิกเม้าส์เลือกคำที่ต้องการ และ "ดับเบิลคลิก" คำนั้นๆ
• เลือกเป็นคำๆ แต่ไม่ต่อเนื่อง - กดปุ่ม CTRL ค้าง จากนั้น ให้คลิกเม้าส์เลือกคำที่ต้องการและ "ดับเบิลคลิก" คำนั้นๆ
• เลือกกลุ่มคำ  -  ใช้เม้าส์คลิกและลากคลุมข้อความที่ต้องการ
• เลือกทั้งบรรทัด - เลื่อนเม้าส์ไปต้นบรรทัด และคลิกเลือกบรรทัดที่ต้องการ
• เลือกข้อความในแนวตั้ง - กดปุ่ม ALT ค้าง และคลิกลากลงมาในแนวตั้ง
• เลือกจุดเริ่ม จุดท้าย - กดปุ่ม SHIFT ค้าง และคลิกจุดเริ่มต้น และจุดลงท้าย
• เลือกทั้งย่อหน้า - เลื่อมเม้าส์มาต้นบรรทัดย่อหน้า จากนั้นกด ดับเบิลคลิก
• เลือกทั้งเอกสาร - กดปุม CTRL + A เพื่อเลือกเอกสารทั้งหมด

การเรียนรู้การใช้งานที่ถูกต้อง จะสามารถทำให้เราทำงานได้รวดเร็ว มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น..

จัดแต่งเอกสารในรูปแบบที่เราต้องการ

สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Word 2007 งานเอกสารบางครั้งเราจำเป็นต้องแสดงในแนวตั้ง หรือที่เรียกว่า Portrait  บางเอกสารอาจจำเป็นต้องแสดงในแนวนอน หรือที่เรียกว่า LandScape แต่จะทำอย่างไร ถ้าเราต้องการให้อยู่ในเอกสารหรือไฟล์เดียวกัน ! ไม่ใช่ปัญหาครับ.. สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Word 2007 การปรับแต่งเอกสารในลักษณะนี้เป็นเรื่องง่ายๆ นิดเดียว อยากรู้วิธีทำ อ่านต่อได้เลยครับ..

วิธีปรับแต่งเอกสารในแนวตั้งหรือแนวนอน

1. เปิดโปรแกรม Micosoft Word 2007
2. เริ่มสร้างงานใหม่ หรือเปิดเอกสารเก่าขึ้นมาก่อน
3. คลิกแท็ป Page Layout
4. คลิกหน้าที่ต้องการเปลี่ยนเป็น แนวตั้ง หรือ แนวนอน
5. วางเคอร์เซอร์ให้อยู่หน้าที่ต้องการเปลี่ยน
6. คลิกเลือกไอคอน Orientataion จากนั้นคลิกเลือก Portrait หรือ  LandScape 

แค่นี้เราก็จะได้เอกสารในแนวตั้ง และแนวนอน ตามความต้องการแล้ว..

วิธีแก้ไขปัญหากรณีไฟดับ ข้อมูลหาย

ใน Microsoft Word จะมีคำสั่งในการป้องกันปัญหาเหล่านี้โดยการตั้งค่าให้โปรแกรม Word สำรองข้อมูลอัตโนมัติ และสามารถตั้งให้บันทึกไฟล์อัตโนมัติได้  สนใจอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่หัวข้อ  แก้ปัญหาไฟล์เสีย ไฟล์หายใน Microsoft Word 2007

วิธีการกู้ไฟล์จะกรณีที่ 1 และ 2 มีดังนี้

โปรแกรม Microsoft Word จะแสดงหน้าต่างทางด้านซ้ายมือ และจะแสดงไฟล์ต่างๆ ที่มีการบันทึกไว้ จากการตั้งค่าให้บันทึก หรือสำรองข้อมูลไว้ ให้สังเกตง่ายๆ ว่าไฟล์นี้คือไฟล์ที่ถูกการสำรองและกู้แบบอัตโนมัติ คือ จะมีข้อความ AutoSaved หรือ Recovered ต่อท้าย

วิธีที่ 1 ตั้งสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

1. เวลาเปิดไฟล์จะพบคำว่า "AutoSaved" ต่อท้าย  
2. เวลาเปิดไฟล์เราจะพบไฟล์ที่เราสั่งสำรองอัตโนมัติ ซึ่งจะมีไฟล์นามสกุล .WBK (Microsoft Word Backup Document) 
3. เลือกเปิดไฟล์นี้และสั่งบันทึกแบบ Save As เป็นไฟล์ใหม่ที่เราต้องการ
4. แต่อย่างไรก็ตาม ข้อมูลที่ได้ อาจไม่อัปเดทที่สุด ทั้งนี้ขึ้นกับวัน เวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงล่าสุด

วิธีที่ 2 ตั้งบันทึกข้อมูลอัตโนมัติ

1. เวลาเปิดไฟล์จะพบคำว่า "Recovered" ต่อท้าย
2. ให้เข้าใจว่าเป็นไฟล์ที่เกิดจากการตั้งค่าการบันทึกไฟล์แบบอัตโนมัติ
3. วิธีการใช้งานก็คือการเลือกบันทึกเป็นแบบ Save As เป็นไฟล์ใหม่ที่เราต้องการ เท่านั้นเอง
4. แต่อย่างไรก็ตาม ข้อมูลที่ได้ อาจไม่อัปเดทที่สุด ทั้งนี้ขึ้นกับเวลาที่มีการบันทึกล่าสุด

ตั้งระบบการกู้ไฟล์อัตโนมัติใน Word 2007

สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Word ทุกท่าน เพื่อเป็นการป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ทุกขณะ ไม่ว่าจะเป็นไฟดับ ติดไวรัส เครื่องแฮ้งค์ โปรแกรมค้าง ซึ่งมีผลทำให้งานที่เราสร้างอยู่หายไปได้ คุณคงไม่ต้องการมาเริ่มต้นบันทึกใหม่ใช่หรือเปล่าครับ ถ้าใช่เรามากำหนดค่าเพื่อป้องกันปัญหากันดีกว่า ซึ่งมีอยู่ 2 วิธีคือ ตั้งไฟล์สำรองอัตโนมัติ และ กำหนดให้โปรแกรมบันทึกอัตโนมัติ

ตั้งไฟล์สำรองหรือ Backup อัตโนมัติ

1. คลิกปุ่ม Office (มุมบนซ้ายสุด) สัญลักษณ์รูป Office
2. คลิกหัวข้อ  Word Options
3. คลิกแท็ป Advanced
4. ให้คลิกถูกหน้าข้อความ Always crate backup copy ในห้วข้อ Save (อยู่ด้านล่างของเมนู Advanced)
5. คลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยัน

สร้าง WordArt ตามสไตล์ของเรา

หัวข้อนี้จะกล่าวถึงการปรับแต่ง WordArt ในรูปแบบต่างๆ ที่จะทำให้สามารถนำไปใช้งานได้ตามความต้องการและถูกใจเราแน่นอน รับรองว่าไม่ต้องพี่งโปรแกรม Adobe Photoshop เลยทีเดียว (แต่เฉพาะการปรับแต่งตัวอักษรนี้ เท่านั้น น่ะครับ :) แต่อย่างอื่นๆ ยังไงก็ยังคงจำเป็นอยู่) 

ปรับเปลี่ยสีของข้อความใน WordArt

ปกติแล้ว เวลาเราเลือกสร้างข้อความด้วย WordArt  เราจะได้สีที่โปรแกรมกำหนดให้เป็นพื้นฐาน ตามรูปแบบที่กำหนด แต่อย่างไรก็ตาม เรายังคงสามารถแก้ไขสีสรรให้โดยใจเราได้อีกด้วย โดยใช้คำสั่ง Text Fill

1. เปิดไฟล์เอกสาร พร้อมข้อความที่สร้างด้วย WordArt
2. คลิกเลือกข้อความนั้นๆ
3. ที่แท็ปเมนู Format ให้คลิกหัวข้อ Text Fill
4. ทดสอบโดยการเปลี่ยนเป็นสีที่ต้องการ

เปลี่ยนจากการใส่สีมาเป็นสีภาพเป็น background

1. เปิดไฟล์เอกสาร พร้อมข้อความที่สร้างด้วย WordArt
2. คลิกเลือกข้อความนั้นๆ
3. ที่แท็ปเมนู Format ให้คลิกหัวข้อ Text Fill
4. เลือกหัวข้อด้านล่างชื่อ Picture แทนสี 

คำแนะนำ การใส่ภาพแทนสีเป็น background ควรสร้าง Font ที่มีความหนาของตัวอักษรมากๆ ทั้งนี้จะได้แสดงภาพให้เห็นได้มากขึ้นด้วย

เพิ่มขอบให้ตัวอักษร

1. เปิดไฟล์เอกสาร พร้อมข้อความที่สร้างด้วย WordArt
2. คลิกเลือกข้อความนั้นๆ
3. ที่แท็ปเมนู Format ให้คลิกหัวข้อ Text Outline
4. ทดสอบโดยการเปลี่ยนเป็นสีที่ต้องการ
5. ถ้าต้องการเพิ่มความหนาของเส้น ให้คลิกเลือก Weight ด้านล่าง และเลือกความหนาตามต้องการ

ปรับแต่งความโค้งของการวางตัวอักษร

1. เปิดไฟล์เอกสาร พร้อมข้อความที่สร้างด้วย WordArt
2. คลิกเลือกข้อความนั้นๆ
3. ที่แท็ปเมนู Format ให้คลิกหัวข้อ Text Effects
4. คลิกเลือก Transform
5. คลิกเลือกรูปแบบตามต้องการ

อย่างนี้ต้องนำไปทดลองสร้างกันดูก่อนน่ะครับ จะได้ใช้งานได้คล่องๆ เมื่อถึงความจำเป็นจริงๆ

WordArt คืออะไร

มีหลายๆ แปลคำว่า WordArt เป็นไทยว่า อักษรศิลป์ ซึ่งจะชื่อค่อนข้างไทยๆ มากเลย แต่อย่างไรก็ตาม ขอเรียกทับศัพท์เลยดีกว่าว่าเป็น WordArt ซึ่งมีความหมายคือ คำสั่งในการแปลงข้อความปกติ เป็นรูปแบบต่างๆ สวยงาม โดยไม่จำเป็นต้องพึ่งพาโปรแกรมสำหรับตกแต่งโดยเฉพาะ (เช่น Adobe Photoshop เป็นต้น)

เรื่องที่ต้องรู้เกี่ยวกับ WordArt 

เดิม Microsoft Office เวอร์ชั่นเก่า ก็มีคำสั่ง WordArt เหมือนกัน แต่จะเป็นรูปแบบที่ค่อนข้างแข็ง ไม่นุ่มนวล และไม่สวยงามเท่าเวอร์ชั่น Microsoft Office 2007 นี้  อย่างไรก็ตาม WordArt แบบเก่าก็ยังคงสามารถเรียกใช้งานได้อยู่ โดยเฉพาะกับโปรแกรม Microsoft Word  แต่ที่น่าแปลกคือ WordArt แบบใหม่จะมีเฉพาะใน Microsoft Excel และ Microsoft PowerPoint เท่านั้น แต่ถ้าต้องการอักษรสวยๆ ของ WordArt แบบใหม่ เรายังคงสามารถ copy จาก  Microsoft Excel หรือ Microsoft PowerPoint  มายัง Microsoft Word ได้ (แต่ไม่สามารถแก้ไขได้)

วิธีใช้งาน WordArt ใน Microsoft Excel หรือ Microsoft PowerPoint

1. คลิกเปิดเอกสารใน Excel หรือ PowerPoint
2. คลิกเมนู Insert
3. คลิกคำสั่ง WordArt
4. เลือกรูปแบบที่ต้องการ
5. จากนั้นให้แก้ไขข้อความตามรูปแบบของ WordArt ที่เลือกไว้

แค่นี้ เราก็ได้ตัวอักษรสวยๆ ไว้ทำรายงาน หรือไว้แสดงบนหน้าเว็บไซต์ก็ได้ด้วยเช่นกันครับ..

ตามล่าหาคำสั่ง Organization Chart

การสร้าง Organization Chart หรืออาจแปลเป็นไทยว่า แผนผังองค์กร เป็นอีกหนึ่งความสามารถที่มีมาใน Microsoft Office เวอร์ชั่นเก่าๆ แล้ว แต่วันนี้เราจะพาไปแนะนำว่าอยู่ในส่วนไหนของ Microsoft Office 2007 พร้อมแนะนำวิธีการใช้งานด้วยครับว่า มีอะไรเด็ดๆ กว่าเวอร์ชั่นเก่า

วิธีเรียกใช้คำสั่ง Organization Chart

1. เปิดเอกสารที่ต้องการ เช่น Microsoft Word, Microsoft Excel หรือ Microsoft PowerPoint เป็นต้น
2. คลิกเมนู Insert
3. คลิกไอคอน SmartArt
4. เลือกหัวข้อ Hierarchy
5. คลิกเลือกรูปแบบของผังองค์กรที่ต้องการ
6. คลิกที่รูป จากนั้นพิมพ์ข้อความที่ต้องการได้ทันที
7. ถ้าต้องการเพิ่มเติมผัง ให้คลิกที่ Add Shape ดังภาพประกอบด้านบน
   • Add Shape After - เพิ่มผังด้านหลัง
   • Add Shape Before - เพิ่มผังก่อนหน้านี้
   • Add Shape Below - เพิ่มผังด้านล่าง
   • Add Shape Assistant - เพิ่มผังผู้ช่วย (ด้านข้าง)

วิธีปรับแต่งสีสรรใน Organization Chart

1. คลิกเลือก Organization Chart เพื่อให้แท็ป Design แสดงออกมา
2. ที่แท็ป Design คลิก Change Colors
3. คลิกเลือกรูปแบบตามต้องการ

วิธีปรับแต่งรูปแบบของ Organization Chart

1. คลิกเลือก Organization Chart เพื่อให้แท็ป Design แสดงออกมา
2. ที่แท็ป Design คลิกรูปสามเหลี่ยมหัวลง "More" อยู่ที่มุมขวาล่าง ของ SmartArt Styles
3. คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ (มีรูปแบบที่เป็น 3 มิติด้วย)

SmartArt คืออะไร

SmartArt หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า Diagram คือการแสดงข้อมูลในรูปแบบของรูปภาพ หรือ กราฟฟิก ที่มีลำดับขั้นตอน เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูล ทำให้สามารถเข้าใจได้ง่ายยิ่งขึ้น และด้วยรูปแบบของSmartArt ใน Microsoft Office 2007 ที่มีความแปลกตา แตกต่างจากความสามารถของรุ่นก่อนๆ มาก ทำให้เราสามารถสร้างเอกสารหรือข้อมูลเพื่อนำเสนอได้โดดเด่นมากยิ่งขึ้น

SmartArt แบ่งออกได้เป็นประเภทต่างๆ

• List หรือ รายการ
• Process หรือ กระบวนการ หรือ workflow
• Cycle หรือ วงกลม แสดงความสัมพันธ์ที่ต่อเนื่องกัน
• Hierarchy หรือ ลำดับชั้น เช่น แผนผังองค์กร (Organization Chart)
• Relationship หรือ ความสัมพันธ์ และขัดแย้งกัน
• Matrix หรือ เมทริกซ์  แสดงความสัมพันธ์ของกลุ่มข้อมูลย่อย
• Pyramid หรือ พีระมิด แสดงลำดับชั้นของข้อมูล จากบนลงล่าง หรือจากล่างสู่บน

วิธีการใช้งาน SmartArt

1. เปิดเอกสารด้วย Microsoft Word, Excel หรือ PowerPoint
2. คลิกแท็ปเมนู Insert
3. คลิกเลือกหัวข้อ SmartArt
4. คลิกเลือกุรูปแบบที่ต้องการ
5. SmartArt จะสร้างให้อัตโนมัติในเอกสารของเราทันที
6. ปรับแต่งข้อความตามต้องการ

ไฟล์เอกสารของคุณใหญ่แค่ไหน

ปัญหาสำคัญที่ทำให้ไฟล์เอกสารไม่ว่าจะเป็น Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint มีขนาดค่อนข้างใหญ่ นั่นคือไฟล์รูปภาพ ซึ่งปัจจุบันคนส่วนใหญ่ถ่ายรูปจากกล้องที่มีความละเอียดสูงๆ และนำมาใส่ในเอกสาร โดยไม่ได้มีการลดขนาดของไฟล์ภาพ ทำให้หลังจากบันทึกไฟล์แล้ว ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ค่อนข้างมาก ซึ่งจะมีผลค่อนข้างมาก ถ้าเรามีการส่งไฟล์ผ่านทางอีเมลให้กับเพื่อนๆ ของเรา

วิธีลดขนาดไฟล์รูปภาพด้วย Microsoft Office 2007

1. เปิดไฟล์เอกสารที่เราใช้งาน
2. คลิกเลือกรูปภาพที่เราต้องการ
3. หน้าต่างเมนู Format จะแสดงและมีคำสั่ง Adjust (ด้านซ้ายมือ) หัวข้อ Compress Pictures
4. คลิกเลือก Apply to selectedc pictures only (ถ้าไม่เลือกหัวข้อนี้ ไฟล์รูปภาพทั้งหมดในเอกสารนี้จะถูกบีบอัดด้วย)
5. คลิกปุม Options
6. เลือก Target Output เพื่อลดขนาดตามความต้องการ

Target Output - ผลลัพธ์ในแต่ละหัวข้อ 

• Print 220 ppi - สำหรับเอกสารที่ต้องการความละเอียดสูง เหมาะสำหรับงานที่ต้องการสั่งพิมพ์ในโรงพิมพ์
• Screen 150 ppi - เหมาะสำหรับงานด้านเว็บไซต์
• E-mail 96 ppi - จะได้ขนาดไฟล์เล็กสุด และเหมาะสำหรับส่งผ่านอีเมล

จุดเด่นอีกอย่างหนึ่งของ Microsoft Office 2007

นอกเหนือจากการปรับแต่งภาพต้นฉบับ ด้วย Pictures Shapes ที่ได้กล่าวถึงในหัวข้อที่ผ่านมาแล้ว ทำให้เราได้ผ่านที่สวยงามมากยิ่งขึ้น จุดเด่นอีกอย่างหนึ่งในการปรับแต่งรูปภาพนั่นคือ 3D Rotation (การหมุนภาพแบบ 3 มิติ) รวมทั้งการปรับแต่งภาพ 3 มิติ

วิธีการใช้งาน 3D Rotation

1. คลิกเลือกรูปภาพที่ต้องการ
2. คลิกเลือก Pictures Effects
3. คลิกเลื่อนเม้าส์ไปที่ 3D Rotation (เพื่อหมุนภาพ)
4. คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ

วิธีการใช้งาน 3D Effects จาก Shapes

1. คลิกเลือกเมนู Inserts
2. คลิกหัวข้อ Illustrations คลิกหัวข้อ Shapes
3. คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ
4. คลิกลากและวางที่หน้าเอกสาร จะได้รูปแบบที่ต้องการ เช่นรูปสามเหลี่ยม เป็นต้น
5. คลิกภาพที่สร้างขึ้น จากนั้นคลิก 3-D Effects
6. คลิกเลือกรูปทรงที่ต้องการ

ถ้าต้องการใช้งานให้คล่องๆ ขึ้น เราจำเป็นต้องมีการฝึกฝนน่ะครับ ถ้าสนใจก็ทดลองใช้กันดูน่ะครับ จะได้ใช้งานได้มีอย่างคล่องตัวมากยิ่งขึ้น..

ทิปการปรับแต่งภาพใน Microsoft Office 2007 

นอกเหนือจากการเลือกใส่รูปภาพต่างๆ ใน Microsoft Office 2007 และปรับแต่งด้วยคำสั่ง Pictures Styles ที่ได้แนะนำไปแล้ว (บางส่วน) เรายังสามารถนำรูปภาพต่างๆ ที่เราต้องการมาเปลี่ยนเป็นรูปทรงต่างๆ ได้อีกด้วย เช่น รูปหัวใจ รูปสามเหลียม รูปดาว เป็นต้น ซึ่งเป็นคำสั่งย่อยของ Picture Styles นั่นเอง

วิธีการใส่รูปทรงต่างๆ ให้รูปภาพ

1. คลิกเปิดเอกสารด้วยโปรแกรมใดๆ (Microsoft Word, Microsoft Excel  หรือ Microsoft PowerPoint)
2. คลิกเมนู Insert
3. เลือกเ Pictures
4. คลิกเลือกรูปภาพที่ต้องการ
5. คลิกที่รูปเพื่อเป็นการเลือกรูปภาพที่ต้องการ เพื่อเป็นการเลือกคำสั่ง Picture Styles
6. เลือกคำสั่ง Picture Shape (ถ้าขวามือบน)
7. เลือกรูปทรงต่างๆ ตามความต้องการ
8. สังเกตผลที่เราเลือก จะถูกเปลียนเป็นรูปทรงที่เราเลือกเช่นกัน

กลุ่มของรูปทรงที่สามารถกำหนดได้

• Rectangles
• Basic Shapes
• Block Arrows
• Equations Shapes
• Flowchart
• Star and Banners
• Callouts

อย่างนี้ต้องทดสอบใช้งานกันหน่อยน่ะครับ เพราะจะได้คุ้นเคยกับคำสั่ง Pictures Shape นี้

Microsoft Clip Organizer คืออะไร

โปรแกรมย่อยๆ ของโปรแกรม Microsoft Office ซึ่งมีมาหลายเวอร์ชั่นแล้ว ใช้สำหรับเก็บข้อมูล ภาพ ภาพถ่าย เสียง ภาพเคลื่อนไหว รวมทั้งไฟล์ประเภทมัลติมีเดีย แต่สำหรับ Microsoft Office 2007 จะประกอบด้วยโฟลเดอร์หลักๆ ดังนี้

• My Collections ใช้สำหรับเก็บไฟล์ข้อมูลต่างๆ ที่เราชอบ ทำให้สะดวกในการค้นหาไฟล์
• Office Collections เป็นส่วนที่เก็บไฟล์รูปภาพต่างๆ ที่มาพร้อมกับโปรแกรม Microsoft Office โดยมีการแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่น
  • Academic
  • Agricluture
  • Animals
  • Arts
  • AutoShapes
  • Backgrounds
  • Buildings
  • Business
  • และอื่นๆ อีกมากมาย
• Web Collections เป็นไฟลข้อมูลต่างๆ ที่อยู่ในเว็บไซต์ของ Microsoft ซึ่งจะแสดงให้เห็นได้ถ้าเรามีการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตก่อน ตัวอย่างกล่มของไฟล์ประกอบด้วย
  • Abstract
  • Academic
  • Animals
  • Arts
  • Astrology
  • Backgrounds
  • Black & White
  • Buildings
  • และอื่นๆ อีกมากมาย

การใช้งาน Microsoft Clip Organizer

1. เปิดงานเอกสารที่ต้องการ
2. คลิกเมนู Insert
3. เลือก ClipArt
4. ทีเมนูด้านขวา ให้คลิกเลือกห้วข้อ Organize Clips
5. โปรแกรม Microsoft Clip Organizer
6. คลิกเลือกหัวข้อที่ต้องการ
7. คลิกเลือกไฟล์ที่ต้องการ
8. คลิกและลากมาวางในเอกสาร
9. ถ้าเป็นไฟล์ใน Web Collections จะรอต่ออินเตอร์เน็ต และต้องรอให้โหลดไฟล์เสร็จก่อน จึงจะสามารถลากมาวางในเอกสารได้

ใส่รูปภาพใน Microsoft Office 2007

คำสั่งในการใส่รูปภาพจะสามารถใช้งานได้ทั้ง Microsoft Word, Excel และ PowerPoint  เรียกว่าเรียนรู้คำสั่งเดียว สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ทั้ง 3 ประแกรมเลย สำหรับคำสั่งเลือกรูปภาพมาใช้งานนี้ จะหมายถึงคำสั่งจากหัวข้อเมนู insert และเลือกเมนูย่อย Pictures ในแถบ Illustrations

วิธีใส่รูปภาพใน Microsoft Office 2007

1. เปิดเอกสารหรือโปรแกรมที่ต้องการ (Microsoft Word, Excel และ PowerPoint)
2. คลิกเมนู Insert
3. คลิกเลือกแท็ป Illustrations
4. คลิก Pictures
5. เลือกโฟลเดอร์ที่เก็บรูปภาพ เช่น โฟลเดอร์ My Pictures เป็นต้น
6. คลิกเลือกรูปภาพที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม Insert
7. รูปภาพจะถูกแทรกในเอกสารที่เราต้องการ

ทิปการปรับแต่งรูปภาพด้วยเครื่องมือ Pictures Styles

1. คลิกรูปภาพที่ต้องการปรับแต่ง
2. จะสังเกตเห็นเมนูด้านบนเปลี่ยนไป จะเห็นแท็ป Format ถูกแสดงขึ้น และมีคำสั่งต่างๆ ให้เราเลือกแก้ไขได้ใน Picture Styles
3. ลองคลิกเลือกรูปภาพที่ต้องการ จะเห็นว่ารูปภาพของเราก็ถูกปรับเปลี่ยนด้วยเช่นกัน

Word Template คืออะไร

เอกสารสำหรับรูปที่เราสร้างขึ้น เช่นเดียวกับแบบฟอร์มต่างๆ ได้แก่ Template ที่เป็นหัวจดหมาย เป็นต้น ไฟล์ Microsoft Word Templates จะมีนามสกุลไฟล์เป็น .DOTX  ซึ่งจะแตกต่างจากไฟล์เอกสารธรรมดาคือเป็นไฟล์นามสกุล .DOCX  เวลาใช้เรียกใช้งาน Template สามารถเรียกได้จากป่ม Office Button จากนั้นคลิกคำสั่ง New  ส่วนเวลาบันทึกหรือ save โปรแกรมจะให้บันเป็นไฟล์ DOCX เสมอ และจะไม่ทับในไฟล์ Template ทำให้เราสามารถใช้งาน Template ได้ตลอด

วิธีสร้างไฟล์ Template ไว้ใช้งาน

1. คลิกปุ่ม Office Button
2. คลิก New
3. คลิกเลือก Blank Document
4. จากนั้นคลิกปุ่ม Create
5. เริ่มสร้าง template ของตัวเองได้เลย เช่น การกำหนดขนาดของเอกสาร, รูปแบบตัวอักษร, สี หรือแม้กระทั่งใส่รูปภาพ Logo ในส่วนของ Header เป็นต้น
6. เสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม Office Button เลือก Save as
7. เลือก Word Template
8. จากนั้นตั้งชื่อไฟล์ Template
9. คลิกปุ่ม Save เพื่อยืนยัน

วิธีการเรียกใช้งาน ให้คลิกปุ่ม Office Button จากนั้นคลิกปุ่ม New และเลือกหัวข้อ New from Existing  จากนั้นคลิกเลือกไฟล์ .DOTX ตามต้องการ

มาเพิ่มเติมความน่าสนใจในเอกสาร Word 2007

อีกหนึ่งวิธีการตกแต่งเอกสาร Microsoft Word 2007 ให้น่าสนใจ นั่นคือการเพิ่ม Page Borders หรือ กรอบในเอกสาร  ซึ่งเราสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการสร้างใบรับรอง ใบผ่านงาน ใบประกาศ เป็นต้น  ซึ่งการเพิ่ม Page Borders ของเอกสาร Word 2007 สามารถเพิ่มได้ทั้งสีสรร และรูปภาพด้วย

วิธีการเพิ่มกรอบหรือ Page Borders

1. เปิดเอกสารที่ต้องการเพิ่มกรอบ
2. คลิกแท็ป Page Layout
3. กลุ่มไอคอน  Page Background ให้คลิกเลือก Page Borders
4. ช่อง Setting คลิกเลือก Box
5. ช่อง Art คลิกเลือกรูปภาพที่ต้องการ
6. คลิกปุ่ม OK
7. จะได้กรอบตามรูปภาพที่ต้องการ

ลองทดสอบรูปแบบอื่นๆ ดูกันเอาเองน่ะครับ เผื่อจะได้รับแบบที่ถูกใจโดยเฉพาะ

สำหรับนิสิต นักศึกษาโดยเฉพาะ

สำหรับน้องๆ ที่ต้องทำรายงาน ผมขอแนะนำให้ใช้ Microsoft Word 2007 เพราะใช้งานง่าย และที่สำคัญ ผมกำลังจะแนะนำการสร้าง Table Of Contents (TOC) หรือแปลเป็นภาษาไทย ที่เรารู้จักกันดีคือ สารบัญ  ซึ่งจะให้โปรแกรมสร้างให้อัตโนมัติครับ  โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์และใส่หมายเลขหน้าเลย

สิ่งที่ต้องเตรียมการใส่ TOC

1. ข้อมูล หรือรายงานที่พิมพ์เรียบร้อยแล้ว
2. การกำหนดหัวข้อในสารบัญ ถ้าต้องการหัวข้อไหน ให้คลิกเลือกหัวข้อนั้น คลิกเมนู Home และเลือก Styles เป็น Header 1
3. แก้ไขให้หัวข้อสารบัญในหน้าอื่นๆ จนกระทั่งหมด

เริ่มสร้างสารบัญ หรือ Table of Contents

1. วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งแรก หน้าแรกของเอกสาร
2. คลิกเมนู References
3. คลิกเลือกคำสั่งย่อย Table of Contents
4. คลิกเลือก Automatic Table 1
5. รอสักครู่ โปรแกรมจะสร้างสารบัญให้อัตโนมัติ รวมทั้งใส่หมายเลขหน้าให้ด้วย

สำหรับการแก้ไข ถ้ามีการปรับปรุง

1. ให้คลิกที่หัวข้อสารบัญ
2. จะมีไอคอนแสดง Update Table ด้านบนของสารบัญ
3. ให้คลิกที่ไอคอนนี้ จะพบหน้าต่างแสดงให้เลือก
   • Update page numbers only  ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงเฉพาะหมายเลขหน้า
   • Update entire table ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงหัวข้อสารบัญ รวมทั้งหมายเลขหน้าด้วย (ถ้ามี)
4.  รอสักครู่ โปรแกรมจะปรับปรุงให้อัตโนมัติ

ความเปลี่ยนแปลงใหม่ของ Microsoft Office 2007

จุดเด่นของความเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Office 2007 ก็คือเมนูในการเลือกใช้คำสั่งของโปรแกรมในตระกูล Microsoft Office หลายๆ คน อาจหาเมนูที่คุ้นเคยไม่เจอ หรือแม้กระทั่งเมนูธรรมดาที่ใช้เป็นประจำ เช่น File และเลือกคำสั่ง Save As หรือ Print เป็นต้น

Ribbon ชื่อใหม่ของกลุ่มเมนู

Microsoft Office 2007 มีการจัดกลุ่มของเมนู เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานได้สะดวกมากยิ่งขึ้น แต่ละคำสั่งในเมนู จะทำงาน (Active) ต่อเมื่อขณะทำงานในเวลานั้น สามารถใช้คำสั่งนั้นๆ ได้ เราเรียกเมนูประเภทนี้ว่า Ribbon แต่ละ Ribbon จะถูกแบ่งออกเป็นแท็ป

สำหร้บเมนูหลักของการใช้งานจะถูกจัดในปุ่ม Office Button ประกอบด้วยคำสั่งหลักๆ เช่น New, Open, Save, Save as, Print, Close รวมทั้ง คำสั่ง Options และด้านข้างของปุ่ม Office Button จะมี Toolbar เล็กๆ เรียกว่า Quick Access Toolbar เพื่อใช้สำหรับกำหนดไอคอนที่ใช้งานบ่อยๆ

ทิปการใช้ Quick Access Toolbar

1. คลิกด้านข้างของ Quick Access Toolbar เพื่อเรียกคำว่า Customize Quick Access Toolbar

ทิปการใช้คำสั่งลัด (Keyboard Shortcut)

1. ให้กดปุ่ม Alt 1 ครั้ง จะเห็นตัวอักษรขึ้นระหว่างคำสั่งต่างๆ เช่น P, N เป็นต้น
2. กดตามตัวอักษรที่ต้องการ จะเป็นการเรียกแท็ป หรือคำสั่งนั้นๆ ออกมา (เหมือนคำสั่ง keyboard shortcut) ที่เราคุ้นเคยมาก่อน

สำหรับการใช้งาน Office Button ให้คลิกปุ่ม Office Button เมนูจะแสดงออกมาให้เห็น

สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Office 2007 ทุกท่าน

ถ้าคุณเป็นผู้หนึ่งที่ต้องการอัปเกรดมาใช้ Microsoft Office 2007 ควรทราบว่า การบันทึกไฟล์ในรูปแบบใหม่นั้น จะมีผลทำให้ผู้ใช้งาน Microsoft Office รุ่นเก่าๆ ไม่สามารถเปิดดูงานของคุณได้ ดังนั้น คุณสามารถแก้ปัญหานี้ได้ 2 วิธี คือ

1. เวลาบันทึกหรือ Save จะต้องเลือกไฟล์เป็น Office รุ่นเก่า (97-2003) หรือ
2. แนะนำให้เพื่อนๆ ของคุณติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office Compatibility Pack for 2007 Office Word, Excel and PowerPoint File Formats.

และทีสำคัญมาก โปรแกรม Compatilility Pack for 2007 นี้ จะรองรับ Microsoft Office รุ่นเก่าที่มีการอัปเกรด Service pack ดังนี้

• Microsoft Office 2000 Service Pack 3
• Microsoft Office XP Service Pack 3
• Microsoft Office 2003 Service Pack 1

จุด download Microsoft Office Compatibility Pack for 2007 Office Word, Excel and PowerPoint File Formats  รุ่นที่เป็น Service Pack 1 มีขนาดไฟล์ 26.1 MB

Sorting data in Microsoft Word 2007

โดยปกติ การจัดเรียงข้อมูลมักจะใช้ในโปรแกรม Microsoft Excel และน้อยคนนักจะใช้การจัดเรียงข้อมูลโดยใช้โปรแกรม Microsoft Word  แน่นอนครับ เอกสารบางอย่างอาจไม่เหมาะจะใช้ Excel ในการทำงาน ดังนั้น เราควรศึกษาวิธีการจัดเรียงในโปรแกรม Microsoft Word ด้วยเช่นกัน

วิธีการจัดเรียงข้อมูลใน Microsoft Word 2007

1. บันทึกข้อมูลใน Microsoft Word 2007 โดยแยกแต่ละประโยค  (ให้กดปุ่ม Enter หลังจากหมดประโยค)
2. หลังจากบันทึกตามจำนวนประโยคที่ต้องการจัดเรียงแล้ว ให้คลิกเมนู Home
3. เลือกหัวข้อ Sort (สัญลักษณ์ A-Z)
4. จากนั้น จะมีหน้าต่างชื่อ Sort Text

   

5. มีตัวเลือกย่อยให้เลือกว่าจะเรียงจากน้อยมาหามาก (A-Z) หรือ มากไปหาน้อย (Z-A)
6. คลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยัน

Insert Cover Page in Microsoft Word 2007 

สำหรับน้องๆ ที่ต้องทำรายงาน หรือเลขานุการทุกๆ ท่านที่ต้องรายงานส่งเจ้านาย ผมมีเทคนิคอย่างหนึ่งที่มีใน Word 2007 นั่นคือ การเพิ่มหน้าปก (Cover page) อย่างง่ายๆ ที่เราไม่จำเป็นต้องแก้ไขไฟล์งานในปัจจุบันต้องยุ่งยาก แถมมีตัวอย่างแบบหน้าปกสวยๆ ให้เลือกใช้งานอีกด้วย

วิธีการใส่หน้าปกใน Microsoft Word 2007

1. เปิดไฟล์งานของ Microsoft Word 2007
2. คลิกเมนู Insert
3. คลิกเลือก Cover Page (ไอคอนแรก ด้านซ้ายสุด)

   

4. เลือกหน้าปกที่ต้องการ
5. โปรแกรมจะแทรกหน้าให้อัตโนมัติ
6. จากนั้น แก้ไขข้อความตามแบบที่เราต้องการ

Word 2007 Templates คืออะไร

Templates คือรูปแบบสำเร็จรูป ที่เราสามารถนำมาใช้งานได้ทันที  โดยการสร้างเป็นแบบฟอร์ม ที่เราสามารถนำข้อมูลของเรามาเปลี่ยนจากฟอร์มที่มีให้ ทำให้เราสามารถสร้างงานเอกสาร word แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม Templates ที่ให้มา อาจไม่อาจนัก ทาง Microsoft เองก็ได้เตรียม Templates แบบ Online ให้เราเลือก download มาใช้งานได้ฟรี ๆ และมีการแบ่งประเภทต่างๆ ให้มากมาย ดังตัวอย่างนี้

Agendas Award certificates Brochures Budgets Business Cards Calendars Contracts Diagrams Envelopes Expense reports

Faxes Forms Gift certificates Greeting Cards Inventories Invitations Invocies Lables and etc.

การเลือกใช้งาน Templates

ถ้าเราเลือกใช้งาน Templates จากหัวข้อ "Installed Templates" เราสามารถเลือกใช้งานได้ทันที แต่ถ้าเราใช้งาน Templates จาก Microsoft Office Online เราจำเป็นจะต้องต่ออินเตอร์เน็ตและ download มาก่อนเริ่มต้นใช้งาน

วิธีใช้งาน Microsoft Word Templates

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Word 2007
2. คลิกปุ่ม "Office Button" มุมบนซ้ายสุด
3. คลิกไอคอน New
4. คลิก Installed Templates
5. รอสักครู่ จะได้ตัวอย่างด้านขวามือให้เลือก
6. คลิกเลือก template ที่ต้องการ
7. จากนั้นพิมพ์ข้อมูลที่ต้องการ ทับเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลเป็นของเรา 

ทำความรู้จัก Microsoft Word 2007

โปรแกรมสำหรับพิมพ์งานเอกสารที่มีผู้ใช้งานมากที่สุดในโลกตัวหนึ่ง จากบริษัท Microsoft ซึ่งเป็นบริษัทที่ผลิตโปรแกรมต่างๆ มากมาย อาจสืบเนื่องมาจากความนิยมในการใช้งานโปรแกรม Windows ซึ่งเป็นระบบปฏิบัติการที่เราใช้งานกันในทุกๆ เครื่องคอมพิวเตอร์ (เกือบทั้งโลก)  ดังนั้น Microsoft Word  จึงเป็นโปรแกรมที่เราใช้งานกันอยู่เป็นมาตราฐาน

Microsoft Word เป็นหนึ่งโปรแกรมของโปรแกรม Suite (รวมมิตร) ซึ่งประกอบด้วยโปรแกรมหลักๆ คือ

• Microsoft Word - งานเอกสาร
• Microsoft Excel - งานตาราง คำนวณ
• Microsoft PowerPoint - งานนำเสนอข้อมูล
• Microsoft Access - งานระบบฐานข้อมูล

การทำงานของทุกๆ โปรแกรมในตระกูล Microsoft Office สามารถเชื่อมโยงกันได้อย่างง่ายดาย ทำให้เรานิยมซื้อและใช้งานโปรแกรมทั้งหมดในตระกูล Microsoft Office 

หน้าตาใหม่ของ Microsoft Word 2007

เดิมการพัฒนาของ Microsoft ที่เกี่ยวเนื่องกับ Microsoft Office จะไม่มีความแตกต่างมากนัก โดยมักเน้นพัฒนาในเรื่องของความสามารถ (Features) ของโปรแกรมให้มากขึ้น ใช้งานสะดวก และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยคำนึงถึงความต้องการของผู้ใช้งานเป็นหลัก  แต่ต่อมา นับตั้งแต่ Microsoft Office 2007 พัฒนาขึ้นมา และเริ่มใช้งาน จึงเกิดการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ โดยเฉพาะหน้าตาและไอคอนต่างๆ ที่เราใช้งานกัน เปลี่ยนหมด !

เรื่องน่ารู้ของ Microsoft Office 2007

1. เมนู และ ไอคอน หาย เปลี่ยนเป็น Ribbon แทน
2. ไฟล์ที่บันทึก (Save) เดิมมีนามสกุล .DOC ของใหม่เปลี่ยนเป็น .DOCX
3. การปรับแต่งโปรแกรมจากเมนู Options ถูกย้ายมาสู่ Office Button แล้ว ให้คลิกเลือก จะอยู่มุมขวาล่าง "Word Options" 
4. เราสามารถปรับเปลี่ยนการบันทึกไฟล์จาก .DOCX เป็น .DOC ได้ เพื่อแก้ปัญหาคนอื่น ไม่สามารถเปิดดูได้โดยการเข้าไปที่ "Word Options"  เลือกหัวข้อ "Save" จากนั้น ให้เลือก "Save files in this format" ให้เลือกเป็น "Word 97-2003 Document"
5. ถ้าต้องการบันทึก ให้คลิกไอคอนวงกลมด้านบนซ้ายสุด (Office Button) จะมีเมนูให้เลือก Save

บทความคัดลอกมาจาก www.it-guides.com